lundi 15 avril 2013

Choisir son organisation comptable et financière

A l'heure où on parle beaucoup de centres de services partagés ou d'externalisation de la fonction comptable et financière, il apparaît que choisir son organisation comptable et financière reste un exercice délicat pour les entreprises.

Alors comment faire ?

La première question à se poser est: pourquoi changer d'organisation comptable et financière ?

Cela revient à se demander si l'actuelle organisation permet de contribuer au mieux à la stratégie de l'entreprise:

  • en termes de maîtrise des coûts,
  • de flexibilité,
  • d’aide à la décision et au pilotage,
  • de qualité de l’information,
  • de savoir faire et de connaissances ?

Au-delà de cette question, il existe un autre facteur de changement d’organisation comptable et financière, lié à l’impact des environnements institutionnels ; il s’agit d’atteindre une certaine légitimité, de se conformer aux règles ou pratiques existantes. Il se traduit par une forme d’isomorphisme c’est-à-dire une volonté inconsciente de s’identifier à ce qui existe, décliné sur trois dimensions non exclusives:
  • Les textes législatifs et réglementaires qui régissent l’activité comptable (à l’instar de l’ordre des experts comptables) et financière.
  • Les réseaux professionnels (par exemple les syndicats).
  • Les entreprises vécues ou vues comme des modèles de réussite en terme d’organisation.

Une fois la réponse apportée à cette première question il s’agit d’étudier les options possibles. Ce sont ces options qui sont ensuite évaluées sur la base des critères expliqués plus haut.
Il existe quatre options possibles, qui ne sont pas exclusives car elles peuvent être mixées:
  • La décentralisation: il s’agit de déployer la fonction comptable et financière sur l’organisation métier (usines, centres de distribution, géographies …) de l’entreprise.
  • La centralisation: il s’agit de regrouper les fonctions comptables et financières au sein d’une structure ‘corporate’ et de laisser à l’organisation les seules fonctions administratives qui sont propres à son activité (comme la facturation client par exemple) ce afin d’assurer une unité de traitement, une homogénéité des pratiques au sein de l’entreprise.
  • Le centre de services partagés: dans un même esprit que la centralisation, cette option vise à regrouper un ensemble homogène de fonctions administratives (par exemple la gestion des factures fournisseurs) au sein d’une entité qui adopte une relation client –fournisseur avec les entités métiers pour lesquelles elle réalise ses activités. Un centre de services partagés peut toutefois être sous la responsabilité du client et opéré par des prestataires externes.
  • L’externalisation: toujours dans le même esprit de regrouper des fonctions administratives, il s’agit de confier toute la relation client – fournisseur à un prestataire externe auquel sera demandé un niveau de service et des livrables et activités précis.

Une fois la décision prise de changer d’organisation comptable et financière,  le choix de la cible, entre les quatre options (ou un mix des quatre) précitées se base sur une étude autant qualitative que quantitative, basée sur les critères (coûts, qualité, flexibilité) qui ont motivé la volonté de changement.


Le choix s’appuie alors sur une analyse de SWOT qui liste et qualifie pour chaque option:
  • les forces,
  • les faiblesses,
  • les opportunités,
  • les risques.

Chaque étape est importante; néanmoins en voici les principes les plus forts: 
  • Définir l’ambition signifie poser le cadre de l’étude d’organisation; il s'agit de savoir sur quel périmètre travailler, avec quels objectifs à la cible, selon quelles priorités, sur la base de quels critères. La DAF pilote cette phase et consulte essentiellement la DG et la DRH.
  • Mesurer l'existant revient à mesurer la performance de l’organisation actuelle, sur la base des critères qui ont été définis dans l’ambition. La DAF pilote encore cette phase et consulte les managers comptables et financiers ainsi que leurs clients internes, les managers métier.
  • Sélectionner les options à étudier c'est surtout définir les scénarios à évaluer entre les options disponibles; il s’agit à ce niveau de qualifier le champ de contraintes inhérent à l’entreprise et de valider les options (ou mix d’options) compatibles avec ces contraintes. La DAF reste le pilote de cette phase mais s'appuie sur tous ceux qui ont été consultés dans les deux phases précédentes.
  • Evaluer les options retenues consiste à estimer la performance théorique des options retenues sur la base des critères définis  lors de la mesure de l’ambition et en fonction des contraintes identifiées précédemment puis à en qualifier l’impact sur les populations concernées. La DAF conduit cette phase et consulte les managers comptables et financiers ainsi que les managers métier.
  • Choisir l'organisation cible revient à préconiser l’option la plus adaptée, au regard des évaluations précédemment menées, de la marche à franchir pour atteindre l’ambition, des impacts sur les collaborateurs. C'est un choix de direction générale, avec la DAF et la DRH en conseil.

Pourquoi une analyse de type SWOT ?

Parce que souvent dans ces cas là le choix se focalise sur des forces et des faiblesses, essentiellement à cause de la situation existante. Or, même si l'étude est bien conduite, la DAF ne dispose pas de la boule de cristal qui permet de prédire le futur. Mesurer les risques et identifier les opportunités est un moyen de compenser l'estimation théorique de la performance future ou attendue. Tout ne se quantifie pas.


Thierry Biyoghé










2 commentaires:

  1. Beaucoup de prestataires réalisent des CSP comptables ou externalisent la fonction. Mais ont ils une méthode pour décider et argumenter si c'est le bon choix qu'ils proposent ?

    RépondreSupprimer
    Réponses
    1. S'il fallait répondre brutalement à cette question, ma réponse serait non.
      La majorité des prestataire qui réalisent des CSP comptables ne se posent plus cette question étant persuadés, fort de leurs expériences passées, que c'est de toute façon le bon choix. Mais peut être sont-ils également guidés par ce qu'ils connaissent le mieux...
      Quoi qu'il en soit, cette démarche permet de reposer les bonnes questions, à savoir pourquoi changer, sur quels critères et quelle est donc la meilleure organisation pour ma problématique.

      Supprimer